Calendário de operações: porque ele é necessário no setor AVAC-R

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A princípio, imagine acordar todos os dias sem ter nenhuma ideia do que te espera pela frente? Além disso, não saber quais são seus compromissos, o que deve fazer, para onde deve ir? Não parece ser o cenário ideal para ter um dia produtivo, não é mesmo? A dica do dia é: experimente um calendário.

No ambiente corporativo, especialmente, a gestão de um calendário operacional é indispensável. Este acaba por ser justamente um recurso essencial para a criação de rotinas produtivas e o responsável por tornar a comunicação mais eficiente, acompanhando tarefas e demandas do setor, seja em equipes técnicas internas ou externas. E claro, ainda assim: na gestão de equipes distribui as tarefas de forma mais estratégica e efetiva. 

E então, está preparado para mudar a gestão da sua equipe e calendarizar a sua operação? Continue a leitura deste artigo para aplicar estas ações na sua empresa agora mesmo.

Por que ter e estabelecer rotinas no setor?

Neste sentido, até aqui, você deve estar se perguntando: por qual motivo vou mudar a forma de funcionamento do meu setor se tudo corre bem desse jeito até agora? Longe da gente tentar dizer o contrário, mas o que queremos é apenas ajudar a tornar a operação mais produtiva. 

A definição de rotinas de processos em AVAC-R pode apresentar diversos benefícios. Veja abaixo alguns:

  • Mais clareza das demandas para toda a equipe: no início do mês — ou de outro período determinado —, todos os seus colaboradores já saberão exatamente quais são as tarefas que terão em cada dia;
  • Possibilidade de realizar um planejamento antecipado: e qual a vantagem de saber com antecedência sobre as demandas? É possível planejar a sua execução com antecedência, acionando outros setores que podem ser necessários, reunindo material, estudando manuais. Ou mesmo preparando os técnicos do serviço de terceirização de manutenção quanto estes forem necessários;
  • Tempo reservado para cursos e treinamentos: com um calendário definindo demandas para o determinado período, é possível separar um espaço nas rotinas para capacitação do time por meio de treinamentos, palestras e cursos internos ou externos;
  • Mais possibilidades para rever processos: você conhece o ciclo PDCA? Por meio dessa ferramenta, você pode revisar o fluxo de atividades do seu setor e propor melhorias. Atualmente, você tem tempo para realizar esse tipo de ação? Coloque no seu calendário e se comprometa com esse processo. 

Várias outras vantagens são percebidas ao adotar essa postura na gestão da sua equipe de AVAC-R. Todas elas levam a resultados positivos, organização, comunicação mais transparente com seus colaboradores, assim como eficiência operacional. 

Organização = eficiência operacional

Um dia produtivo de trabalho depende de muitos fatores. Não adianta, por exemplo, ter a formação e as melhores ferramentas se a sua estação de trabalho está uma bagunça, não é mesmo? Com as demandas, eventos e atendimentos de manutenção, por exemplo, não é diferente.

Quanto mais organizado o calendário operacional, mais eficiente será a atuação do seu time. Por isso, um calendário de operações é fundamental para garantir a eficiência do setor. Já pensou passar por uma auditoria de manutenção sem que seus colaboradores estejam preparados? O resultado pode ser bem diferente do esperado pela empresa. 

Por isso, permita que todos tenham acesso facilitado a esse calendário, que pode ser criado em uma plataforma de gestão de manutenção, por exemplo. Assim, sua equipe pode se preparar e planejar o que for necessário para realizar o trabalho. 

O papel do calendário para o gestor e as equipes de AVAC-R

Para as equipes de AVAC-R, a organização de um calendário tem papel primordial na operação. Esse setor lida com um misto de demandas que podem ser planejadas ou não. Por exemplo: as manutenções preventivas podem ser marcadas com antecedência, considerando a orientação dos manuais dos equipamentos. Essas devem entrar no calendário para que o técnico esteja preparado para sua execução.

Já as manutenções corretivas acontecem quando um equipamento estraga e impossibilita qualquer planejamento. E quem trabalha com aquecimento, ventilação e ar-condicionado sabe que o pleno funcionamento desses aparelhos pode estar relacionado diretamente com a satisfação do cliente. Então, com um calendário bem estruturado, o gestor de AVAC-R tem liberdade para alocar técnicos que estão liberados quando o problema acontece. O líder do time pode, inclusive, mudar a data de uma manutenção preventiva para resolver um problema mais urgente. Ele deve apenas realocar a tarefa para outro dia ou outro profissional. 

Essa gestão de tarefas em uma agenda também permite ao gestor envolver outras áreas, quando necessário. Dessa forma, outros gestores e profissionais podem se preparar para atender às demandas, garantindo pleno funcionamento de toda a cadeia de serviços da empresa.

Conheça alguns exemplos de setores que podem ser acionados pelo gestor de AVAC-R ou podem acioná-lo

  • Vendas: tudo começa por aqui! Os vendedores fecham contratos e criam a demanda para o setor de AVAC-R, que deve desenvolver a instalação ou manutenção de equipamentos;
  • Compras: esse setor é responsável por garantir que os técnicos tenham todas as ferramentas e os equipamentos necessários para executar uma demanda;
  • Estoque: junto com compras, garantem que técnicos tenham o que for necessário para realizar um trabalho;
  • Logística: como você bem sabe, o setor de AVAC-R trabalha, muitas vezes, com equipamentos enormes. E esses ativos precisam chegar ao cliente ou ao local de instalação. Os responsáveis pela logística precisam se organizar para isso;
  • Tecnologia da informação: a configuração e instalação de etiquetas NFC de rastreamento em ativos, muitas vezes, passa pelos técnicos de TI;
  • Manutenção centrada no negócio: esse modelo de manutenção demanda 12 pontos que envolvem vários setores. Quanto mais bem planejado, melhor! 

Cada empresa, claro, tem um tipo de operação que pode ter demandas diferentes. Mas, com um calendário operacional eficiente e estratégico, gestores de todas as áreas podem entender o prazo de realização de tarefas competentes ao seu setor. Assim, cada uma se prepara e contribui para que o fluxo de serviço funcione de forma eficiente. O cliente agradece! 

Boas práticas para calendarizar operações no setor

E na prática, como criar o seu calendário? A palavra-chave é planejamento! Converse com sua equipe e todas as pessoas que estarão envolvidas nesse processo para que compartilhem suas necessidades. Em seguida, defina quais os períodos esse calendário vai abranger. 

Esteja sempre aberto ao diálogo com outros setores para integrar datas definidas. Ou, mesmo, crie um calendário unificado para todos os setores

A partir disso, reúna todos os eventos importantes, como reuniões, atividades, deadlines, prazos, cursos e treinamentos e compartilhe com os envolvidos. Organize também as documentações necessárias para execução de cada uma das tarefas adicionadas. 

E, claro: não se esqueça de manter esse calendário atualizado com  todos os processos de AVAC-R. Para ajudar nesse processo, você pode criar a sua agenda em um sistema de gestão de manutenção — e integrar com outras funcionalidades. O que acha da ideia? A Infraspeak pode te ajudar! Faça um teste gratuito na plataforma e veja na prática a eficiência de usar uma plataforma com essa funcionalidade. 

Este é um conteúdo original produzido pela Infraskpeak. Acesse o site e saiba mais.

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