Como melhorar o registro de informações no setor de AVAC-R?

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Seu setor vai passar por uma auditoria de manutenção que exige o registro de informações de um reparo realizado em um ativo no início de 2019. O problema é que você não faz a menor ideia de onde este documento está. E, claro, o pânico se instaura. Você já passou por isso? Podemos te confortar agora dizendo apenas uma coisa: você não está sozinho nessa situação. 

A gestão de dados é peça fundamental do bom funcionamento de qualquer empresa. Apesar de a cena que citamos acima ser bem comum, ninguém quer passar por isso. Afinal, perder tempo procurando um documento pode gerar desde problemas sérios para a operação da companhia até a diminuição da produtividade

Para o setor de AVAC-R (aquecimento, ventilação e ar-condicionado) não é diferente. A gestão da informação é fundamental para manter a operação em pleno funcionamento, seja em ações internas ou para técnicos em atendimentos externos. Por isso, se quiser entender mais sobre como melhorar o registro de dados no mercado de AVAC-R, continue a leitura deste artigo!

Como a informação é gerada no setor AVAC-R

Vivemos na era dos dados. Todas nossas ações, praticamente, geram alguma informação. E quando falamos no ambiente corporativo, isso se multiplica. Esses dados devem ser utilizados para tomadas de decisões estratégicas e, até mesmo, para ações do dia a dia. Por isso, é fundamental entender com quais um gestor precisa lidar. 

O setor de AVAC lida diariamente com a gestão de ativos em ambientes internos e, também, nos clientes. Por isso, é fundamental manter todos os documentos atualizados para que um técnico tenha acesso à informação mais nova quando tiver realizando uma manutenção. 

Veja alguns dos documentos mais comuns do setor:

  • dados cadastrais de clientes e fornecedores, como contratos e contatos;
  • dados de fornecedores de terceirização de serviços de manutenção;
  • registros de procedimentos;
  • documentação de ativos — como manuais;
  • estatísticas de ativos;
  • formulários de inspeção;
  • escala de trabalho da equipe.

E, claro, muitos outros. Esses dados são gerados em relações comerciais com clientes e fornecedores, no atendimento técnico externo, na gestão de pessoas, na manutenção de ativos internos e na realização de procedimentos diversos. Eles podem mudar de acordo com cada empresa. Porém, vale ficar de olho nesses listados — e mantê-los sempre atualizados. 

A importância da documentação e registro das informações

Você já aprendeu um pouco sobre quais são os registros realizados no setor de AVAC-R. Mas, qual o seu real valor para o negócio? Veja abaixo alguns pontos que mostram a importância dessa documentação!

  • Tomada de decisão: relatórios com informações estratégicas e completas são fundamentais para tomar decisões importantes para o setor — e para a companhia como um todo. Afinal, entender o cenário completo possibilita escolher caminhos mais assertivos.
  • Acompanhamento de processos de manutenção: mantenha técnicos e gestores alinhados sobre manutenções agendadas e, também, sobre as condições dos ativos da sua empresa. 
  • Manutenção centrada no negócio: esse modelo abraça a competitividade do mercado a favor da companhia. Entre os 12 pontos cruciais do serviço, vários deles passam pelos dados e informações da empresa. 
  • Gestão de ativos: tenha em mãos todas as informações relacionadas com os seus ativos, como manuais e datas recomendadas para manutenções preventivas.
  • Ciclo PDCA: quer melhorar os processos da sua empresa? Use os relatórios de processos e resultados para mergulhar no ciclo PDCA e melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe de AVAC-R.
  • Resultados de metas: sua equipe está atingindo os objetivos estabelecidos? Com uma gestão de informações eficiente, é possível acompanhar os resultados e, até mesmo, bonificar os colaboradores com os melhores desempenhos. É possível avaliar, inclusive, se eles precisam passar por algum treinamento
  • Desempenho de fornecedores e equipe terceirizada: seus fornecedores e equipe externa estão alinhados com os objetivos do seu setor? Busque essa resposta nas informações registradas e em relatórios gerados. 

Quanto mais eficiente a gestão de dados, melhores serão os resultados obtidos pelo seu negócio em relação a todos esses pontos citados. Sua empresa está preparada?

Soluções e boas práticas para aprimorar o registro

Se você já passou pela situação que contamos no início desse texto, onde você sofre para encontrar uma informação, esse momento é seu! Afinal, não adianta nada saber de todos os benefícios de uma gestão de informações eficientes se não souber como aplicar isso no negócio.

Antes de tudo, você precisa analisar todos os seus processos e documentos gerados para avaliar o que é fundamental ou não na sua operação. Mantenha também apenas os materiais mais atualizados, como manuais dos equipamentos e relatórios de manutenção. A partir daí, exclua aquilo que não é relevante. Dessa forma você terá em mãos apenas o que é estritamente necessário.

Em seguida, é hora de organizar. Separe em categorias, padronize os documentos, crie cópias de segurança e estabeleça um processo para manter na operação apenas aqueles que avaliar como necessários. Não adianta nada realizar todo esse trabalho e acumular mais papeis sem utilidade ao longo do tempo.

Benefícios de se ter uma gestão qualificada de dados e informações

Assim como você provavelmente já se perdeu a um mundo de papéis para encontrar um documento, já deve ter tido dores de cabeça com informações importantes para o trabalho do dia a dia que estavam desatualizadas. A principal justificativa de técnicos de manutenção e instalação é que eles não têm tempo para fazer essa atualização durante o trabalho. E isso pode não ser uma mentira! Afinal, atualmente, ninguém tem muita disponibilidade para preencher pilhas de papéis.

Sabe como você pode diminuir esses problemas? Com um software de gestão eficiente. Para começar, com um sistema você acaba com aquele volume de papeis no seu escritório. Além disso, você diminui custos, aumenta a segurança de dados, melhora o controle geral das informações e, também, da gestão financeira do seu setor. 

Outro ponto que um sistema ajuda a resolver é a atualização de informações pelos técnicos. Afinal, durante um atendimento, é muito mais fácil fazer essa tarefa pelo smartphone. Com apenas alguns, é possível manter em dia todas as informações sobre instalações, manutenção de ativos de aquecimento, ventilação ou ar-condicionado. O trabalho fica muito mais fácil para outros técnicos que venham a trabalhar nesses mesmos ativos posteriormente. Quer testar uma plataforma de gestão de manutenção e experimentar esses e outros benefícios? Acesse o site da Infraspeak agora mesmo e tenha uma demonstração gratuita com seus especialistas.

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